Assur3d - Gestionnaire

Démarrage Rapide

Pour le Gestionnaire

L'essentiel des actions d'un gestionnaire de cabinet de courtage se situe dans le mode Production d'Assur3D. Ce mode présente à sa gauche une arborescence qui permet d'accéder à tous les clients et tous les contrats. La structure de l'arborescence peut être modifiée pour privilégier la recherche par client

, par groupe de clients

, par numéro de police

, par compagnie

, ou par type de contrat

Du premier Client au premier Contrat

Pour créer un nouveau client, il suffit d'utiliser le menu contextuel qui apparaît d'un simple clic du bouton droit de la souris dans la colonne de gauche.

Sélectionnez Nouveau Client, et entrez les informations concernant ce client.

Si le client est rattaché à d'autres clients particulier ou entreprise, indiquer le nom du Groupe de client. Pour rentrer un nouveau nom de groupe, cliquer sur le bouton Groupe

, et créer le nom du Groupe de client. Si le Groupe existe déjà, sélectionner le avec la flèche dans le menu déroulant.

Le nom du client apparaît alors dans l'arborescence à gauche. Pour supprimer le client, cliquez sur le bouton Modifier, puis Supprimer (cela est possible uniquement si le client n'a pas de contrat actif).

Pour saisir un contrat passé avec ce client, il suffit à nouveau de faire apparaître le menu contextuel par un clic droit sur le nom du client, et de cliquer sur Nouveau Contrat. Sélectionnez alors le type de contrat que vous voulez créer dans la liste qui apparaît.

Vous pouvez alors saisir toutes les informations concernant ce nouveau contrat dans les champs qui s'affichent dans l'onglet Contrat.

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les saisies, et sur Valider si vous êtes sûr des informations que vous avez saisi et que vous ne voulez plus les modifier. Le programme génère alors les écritures comptables.

Pour supprimer le contrat, il faut cliquez sur le bouton + Avenant, puis Supprimer.

Notez que seuls les contrats validés apparaissent dans l'arborescence avec leur numéro de police, les autres apparaissent avec la mention "Non validé".

Remarquons qu'un premier avenant, dit "de création", est engendré et visible dans l'onglet Avenants.

Pour les contrats auto, il est possible d'associer une copie de la carte grise au contrat. La carte grise apparaît alors dans l'arborescence au niveau du contrat en tant que pièces justificatives

Création d'un nouvel Avenant

Pour créer un nouvel avenant à partir d'un contrat qui a été validé, cliquez sur le bouton + Avenant.

Puis saisissez les nouvelles informations nécessaires (type d'avenant, prime correspondant à ce nouvel avenant...), validez. Votre nouvel avenant apparaît dans la liste de l'onglet Avenants.

Résilier un Contrat

Pour résilier un contrat, il suffit de créer un avenant , comme précisé dans le paragraphe précédent, et sélectionner "résiliation client", "résiliation compagnie" ou "fin des garanties" dans la liste des avenants. Le contrat résilié apparaîtra alors en grisé dans l'arborescence des contrats.

Saisie d'un Règlement

Les clients débiteur apparaissent dans l'arborescence avec un ·point rouge devant leur nom.
Pour saisir le règlement d'un client, cliquez sur son nom dans l'arborescence, et allez sur l'onglet Règlements.

Les contrats et avenants non soldés apparaissent dans un tableau en haut de page, l'historique des règlements apparaît en bas de page. Pour saisir un nouveau règlement, cliquez sur le bouton Nouveau règlement. La fenêtre de saisie apparaît alors.

Choisissez le mode de règlement et le montant réglé, puis enregistrez. Le nouveau règlement apparaît alors dans l'historique. Vous pouvez régler plusieurs avenants avec le même règlement ou un contrat avec plusieurs règlements. Si le règlement est supérieur au montant dû, un avoir apparaît dans la liste "Avoirs non affectés".

Enregistrer un Renouvellement

La gestion des renouvellements est en fait la seule action du gestionnaire qui se déroule dans le mode Gestion. Dans ce mode, sélectionnez l'onglet Renouvellements.

Pour afficher tous les contrats dont le renouvellement doit avoir lieu sur une période donnée, déterminez les dates de début et de fin de cette période, et cliquez sur le bouton OK.
Sélectionnez les contrats qui vous intéressent et saisissez les montants des primes TTC, HT et les commissions, ainsi que les éventuels frais de gestion (de courtage). A la validation, de nouveaux avenants actifs serons créés automatiquement dans les onglets Contrats et Avenants du mode Production.
Vous pouvez ensuite imprimer les avis de renouvellement pour les contrats sélectionnés simplement en pressant le bouton Impression de avis.
Notez qu'il est encore possible de modifier les commissions à l'édition des Bordereaux Compagnie.

Envoyer un Courrier, Enregistrer un Document

Le courrier fonctionne comme le "Publipostage" de Word : un modèle Word contient des champs (variables entre $, $Prénom$ par exemple) qui sont substitués au moment de l'édition par le valeurs renseignées au niveaux du client et du contrat en cours.
Pour envoyer un courrier à un client, il suffit d'ouvrir l'onglet Courrier au niveau du client ou d'un de ses contrats. Sélectionnez ensuite un modèle de lettre dans la liste, ou ajoutez-en un. Les champs du modèle se remplissent automatiquement. Vous pouvez le modifier en cliquant sur le bouton "Modifier". Vous avez alors le choix d'imprimer la lettre ou de l'envoyer par email.
A l'impression, vous avez la possibilité de conserver une copie au format pdf...

Pour enregistrer les courriers échangés avec un client, ou tout autre document (format pdf, Word, ou image) le concernant, sélectionnez le client en question dans l'arborescence, puis le contrat auquel le courrier fait référence. Puis ouvrez l'onglet GED (Gestion des Documents, accessible aussi d'un clic droit, en choisissant "Ajouter un document"). Le type de document à enregistrer peut être choisi parmi Contrats