Assur3d - Gestionnaire

Démarrage Rapide

Pour le Gestionnaire

L'essentiel des actions d'un gestionnaire de cabinet de courtage se situe dans le mode Production d'Assur3D. Ce mode présente à sa gauche une arborescence qui permet d'accéder à tous les clients et tous les contrats. La structure de l'arborescence peut être modifiée pour privilégier la recherche par client classement par groupe de client

, par groupe de clients groupes

, par numéro de police polices

, par compagnie

, ou par type de contrat risques

Première installation

Pour la version monoposte, télécharger l'installeur que nous vous fournissons. Lancez le et suivez les indications. Appuyez sur le bouton run.

Au lancement choisissez Microsoft Access, puis enregistrer.

Pour la version client-serveur, télécharger l'installeur que nous vous fournissons. Lancez le et suivez les indications. Appuyez sur le bouton run.

Au lancement du logiciel, sélectionner MySQL et enregistrer. A l'installation il n'est pas nécéssaire de modifier le mot de passe. La manipulation pourra être réalisée par la suite.

Du premier Client au premier Contrat

L'espace de prospection et de production sont construis sur le même modèle. Les manipulations de création des fiches prospects et clients, celle des devis et des contrats sont identiques.

L'espace de prospection est dédié aux prospects et leur devis, celui de production aux clients et leur contrat.

Pour créer un nouveau client, il suffit d'utiliser le menu contextuel qui apparaît d'un simple clic du bouton droit de la souris dans la colonne de gauche.

Sélectionnez Nouveau Client. Et, entrez les informations concernant ce client dans le formulaire du panneau central.

Si le client est rattaché à d'autres clients particulier ou entreprise, indiquer le nom du Groupe de client.

Pour rentrer un nouveau nom de groupe, cliquez sur le bouton Groupe groupe

. Et, créez le nom du Groupe de client.

Si le Groupe existe déjà, sélectionnez le avec la flèche dans le menu déroulant.

Le nom du client apparaît alors dans l'arborescence à gauche. Pour supprimer le client, cliquez sur le bouton Modifier, puis Supprimer (cela est possible uniquement si le client n'a pas de contrat actif).

Pour saisir un contrat passé avec ce client, il suffit à nouveau de faire apparaître le menu contextuel. Sélectionnez un client. Il est alors surligné de bleu. Placez votre curseur dans l'arborecence. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris. Le menu contextuel apparait. Dans la liste, sélectionnez alors nouveau contrat.

Vous pouvez alors saisir toutes les informations concernant ce nouveau contrat dans les champs qui s'affichent dans l'onglet Contrat.

Une fois le contrat saisi, cliquez sur le bouton Enregistrer pour l'enregistrer. Le contrat est encore modifiable autrement que par la saisie d'avenants partiels.

Si vous êtes sûr des informations que vous avez saisies cliquer alors sur Valider. Le contrat n'est ainsi plus modifiable autrement que par la génération d'avenants. Les écritures comptables sont alors générées. Le contrat est pris en compte dans l'espace Gestion.

Pour supprimer le contrat, il faut cliquez sur le bouton + Avenant, puis Supprimer.

Note : Seuls les contrats Validés sont pris en compte dans les espaces de comptabilité, de gestion et le tableau de bord. L'enregistrement d'un contrat avec le bouton enregistrer est utilisé comme étape ou sauvegarde avant la validation du contrat.

La création d'un contrat entraine la génération d'un avenant de création (CRE). Tous les avenants d'un contrat sont accessibles à partir de l'onglet Avenants.

Pour les contrats auto, il est possible d'associer une copie de la carte grise au contrat. La carte grise apparaît alors dans l'arborescence au niveau du contrat en tant que pièces justificatives pièces jointes

Création d'un nouvel Avenant

Pour créer un nouvel avenant à partir d'un contrat qui a été validé, cliquez sur le bouton + Avenants pour faire apparaitre la liste des différents d'avenants.

Les avenants sont classés en deux catégories.

Il y a les avenants complets :

Changement complets, changement de fractionnement, contrat de remplacement, transfert de compagnie, renouvellement, résiliation client, résiliation compagnie, résiliation fin d'exploitation, vente véhicule)

et il y a les avenants partiels / événements :

Ajout d'un apporteur, ajout conducteur, avenants multiples, changement d'activité, de capitaux, du chiffre d'affaire, de l'état civil, de franchise, de garantie, nature de marchandise, de numéro de police, de surface, de véhicule, comission précomptée, mise en demeure, réduction commercialeremise en vigueur, transfert de propriété.

Une fois le type d'avenant sélectionné, saissisez dans le formulaire les informations adéquates et validez.. Votre nouvel avenant apparaît dans la liste de l'onglet Avenants. Le contrat résilié apparaîtra alors grisé dans l'arborescence des contrats.

Saisie d'un Règlement

Les clients débiteur apparaissent dans l'arborescence avec un ·point rouge devant leur nom.
Pour saisir le règlement d'un client, cliquez sur son nom dans l'arborescence, et allez sur l'onglet Règlements.

Les contrats et avenants non soldés apparaissent dans la partie supérieur de la page. Viennent ensuite les avoirs non affectés.

L'historique des règlements apparaît milieu de page. Enfin le bas de page est réservé au contrats réglés.

Pour saisir un nouveau réglement cliquez sur le bouton nouveau réglement.

La fenêtre de saisie apparaît en pop up.

Sélectionnez les avenants à régler. Cochez les cases au niveau des règlements pour les choisir.

Puis saisissez le mode de paiement.

Le montant est automatiquement généré en fonction des réglements sélectionnés.

La date est par défault celle du jour. Elle peut être modifée.

Le numéro du réglement est généré automatiquement.

Saisissez le nom de la banque.

Le nom du client

et la date d'encaissement.

Gestion des renouvellements

La gestion des renouvellements est en fait la seule action du gestionnaire qui se déroule dans le mode Gestion. Dans ce mode, sélectionnez l'onglet Renouvellements.

Sélectionnez à l'aide des menus déroulant la période et cliquez sur le bouton raffraichir. Tous les avenants validés de la période apparaissent alors dans le panneau central.

Affinez l'affichage des avenants à renouveller en choissisant le type de gestion (confié ou non), la compagnie, les risques et les apporteurs à partir des listes déroulantes.

Sélectionnez les contrats qui vous intéressent et saisissez les montants des primes TTC, HT et les commissions, ainsi que les éventuels frais de gestion (de courtage).

Cliquez sur le bouton Valider.

A la validation, de nouveaux avenants actifs serons créés automatiquement dans les onglets Contrats et Avenants du mode Production.

Vous pouvez ensuite imprimer les avis de renouvellement pour les contrats sélectionnés simplement en pressant le bouton Impression des avis.

Note : il est encore possible de modifier les commissions à l'édition des Bordereaux Compagnie.

Envoyer un Courrier, Enregistrer un Document

Le courrier fonctionne comme le "Publipostage" de Word :

Un modèle Word contient des champs (variables entre $, $Prénom$ par exemple). Ils sont substitués au moment de l'édition par le valeurs renseignées au niveaux du client et du contrat en cours.

Pour enregistrer les courriers échangés avec un client, ou tout autre document (format pdf, Word, ou image) le concernant, sélectionnez le client en question dans l'arborescence, puis le contrat auquel le courrier fait référence.

Ensuite, ouvrez l'onglet Documents (Gestion des Documents, accessible aussi d'un clic droit, en choisissant "Ajouter un document"). Le type de document à enregistrer peut être choisi parmi Contrats contrat assur3D