Les Différents Modes de Assur3D
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Le Mode Prospection
Le mode Prospection permet de saisir les informations qui concernent les
nouveaux clients, ainsi que les devis.
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L'Arborescence
Le mode
Prospection présente à sa gauche une arborescence qui permet
d'accéder à tous les clients et tous les contrats. La structure de
l'arborescence peut être modifiée pour privilégier la recherche par client
, par groupe de clients
, par numéro de police
, par compagnie
ou par risque
, mais aussi par apporteur
.
Lorsque le tri se fait par clients, il suffit de double-cliquer sur
le nom d'un client (ou cliquer sur le
+ qui le précède) pour que l'arborescence se déploie, et que les
contrats et courriers apparaissent.
La recherche peut aussi se faire grâce
au champ
de recherche au dessus de la barre d'outils :
tapez le nom ou une partie du nom du client, et il sera automatiquement
sélectionné dans l'arborescence.
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Les Prospects
Les coordonnées des prospects sont consultables et modifiables dans l'onglet Prospects.
Les onglets Calendrier,
Courriers, GED
(Gestion des Documents), Emails et
permettent de noter les rendez-vous et d'échanger des courriers et e-mails avec
le prospect.
Les champs de la fiche prospect :
Date de naissance, Sexe, Situation familiale
Profession, Régime ss, N° de sécurité sociale, Code CSP, Rib, Agence,
Date de création, Dernier rappel, Date échéance du contrat concurrence,
Commentaire
Statut commercial, Références,
Civilité, Nom, Prénom,
Adresse 1, Adresse2, Code postal, ville, pays, n°de téléphone fixe et portable,
E-mail, groupe
Vous pouvez saisir vos devis, les
conserver, et les convertir
en contrats en 1 clic. Toutes les données saisies dans
l'espace de prospection pour un prospect et son devis seront alors activées dans
l'espace de production ainsi que les espaces de gestion et de comptabilité.
Placez vous au niveau du prospect. Cliquez sur l'onglet devis dans le panneau
central, ou cliquez avec le bouton droit de la souris au niveau de
l'arborescence, sélectionnez dans le menu contextuel nouveau devis.
Puis, sélectionnez le type de devis dans la liste. Saisissez ensuite les
informations dans les champs correspondants.
En cliquant sur le bouton
imprimer, vous imprimez le devis.
En cliquant sur supprimez,
vous supprimez le devis.
En cliquant sur nouveau,
vous avez accès à la liste des types de devis pour en créer de nouveau.
Une fois les informations enregistrée, cliquez sur le bouton enregistrer.
Lorsque que le
devis est enregistré, il est possible de le modifier et le transformer
directement en contrat.
Pour cela, cliquez sur le bouton modifier
du formulaire du devis.
puis cliquez sur le bouton transforme en contrat. Automatiquement les données seront accessibles dans
les autres espaces de travail (Production, Gestion, Comptabilité, Tableau de
bord)
Il est possible d'attacher des documents à un devis ou à un prospect.
Pour cela, lorsque vous êtes dans l'espace de prospection au niveau d'un
prospect cliquez sur l'onglet Documents.
Si vous souhaitez l'attacher à un Devis, au niveau du devis cliquez sur l'onglet Documents.
Note : Nous vous conseillons d'attacher les documents concernant le
contrat futur au niveau du devis, tandis que les courriers de promotion peuvent
être classés au niveau du prospect.
pour
ajouter un document, cliquez sur le bouton
nouveau présent en bas de page
Cliquez ensuite sur ajouter un document.
Une fenêtre de sélection des fichiers s'ouvre.
Sélectionnez un document. Cliquer sur open.
Le document s'affiche ensuite dans la fenêtre de l'aperçu.
Il est possible d'imprimer directement les documents, cliquez sur le bouton
imprimer.
Vous pouvez ouvrir le document dans son logiciel initial. Cliquez sur le bouton
ouvrir. (dans cet exemple il s'agit
de Word)
Pour enregistrer le document cliquez sur le bouton
Enregistrer.
Pour annuler, cliquez sur le bouton Annuler.
Pour envoyer le document, cliquez sur le bouton
Envoyez.
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Les Courriers
Pour envoyer les courriers la méthode est la même que celle que l'on a vu
précédemment avec les documents.
Placez vous au niveau d'un prospect ou d'un devis. Cliquez sur l'onglet Courrier. L'espace des
courriers est divisé en 2 zones :
La zone supérieure est dédiée au listing et au choix des modèles de courriers.
La zone antérieure est celle de l'aperçu et des modifications du courrier.
Pour ajouter un modèle cliquez sur le bouton
Ajoutez un modèles. Il apparaitra alors dans la zone antérieur de
l'espace courrier.
Le bouton Modifier un modèle est
utilisé pour modifier les modèles de document dans leur fichier source.
Le bouton Champ de publipostage ouvre
la liste des champs de publipostage.
Note : les champs de publipostage sont des balises à insérer dans les
documents. Ils permettent la reprise automatique des données saisies dans les
différents formulaires d'Assur3D.
Dans l'onglet calendrier, éditez des rendez-vous et des rappels.
Sélectionnez la date à partir du calendrier présent en haut à droite.
CChoisissez une fréquence de rappel à partir de la liste déroulante située à la
gauche du calendrier. La fréquence de rappels peut être définie sur des plages
allant de 5 minutes à 1 semaine.
Sélectionnez ensuite la plage horaire avec la souris. Renseignez les champs de
saisies.