Le mode Production contient tout ce qui concerne la création et la gestion des
contrats passés avec les clients. On
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L'Arborescence
Le mode Production présente à sa
gauche une arborescence qui permet d'accéder à tous les clients et tous les
contrats. La structure de l'arborescence peut être modifiée pour privilégier la
recherche par client
 , par groupe de clients
 , par numéro de police
 , par compagnie
 ou par risque
 , mais aussi par
apporteur  .
Lorsque le tri se fait par clients, il suffit de
double-cliquer sur le nom d'un client (ou cliquer sur le
+ qui le précède) pour que l'arborescence se déploie, que les
contrats et courriers apparaissent.
La recherche peut aussi se faire grâce au champ de
recherche au dessus de la barre d'outils : tapez le nom ou une partie du
nom du client, et il sera automatiquement sélectionné dans l'arborescence.
Les Clients
Au niveau des clients, les informations disponibles sont reparties dans sept
onglets :
Souscripteur,Contrats, Règlements, Compte,
Documents, Courriers et Calendrier.
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L'Onglet Souscripteur
Le premier écran qui apparaît lorsqu'on sélectionne un client est l'onglet
Souscripteur. La zone centrale est dédiée aux informations personnelles du
souscripteur.
Ces informations sont modifiables grâce au bouton
Modifier.
Voici les champs de
saisie de la fiche souscripteur :
Date de naissance, Sexe, Situation familiale
Profession, Régime ss, N° de sécurité sociale, Code CSP, RIB, Agence,
Date de création, Dernier rappel, Commentaire, Solde, le dernier règlement.
Statut commercial, Type, Références,
Civilité, Nom, Prénom,
Adresse 1, Adresse2, Code postal, ville, pays, n°de téléphone fixe et portable,
E-mail, groupe
Une fois les informations rentrée
appuyer sur le bouton
Enregistrer.
A tout moment il est possible de modifier les informations saisies. Cliquez sur
le bouton Modifier pour actualiser
les informations.
Appuyez supprimer et cliquez sur nouveau pour créer une nouvelle fiche.
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L'Onglet Règlements
L'onglet Règlements contient l'historique des règlements effectués par un
client, ainsi que le détail des contrats et avenants non soldés.
Lorsque vous sélectionnez un règlement dans l'historique des règlement, le
contrat auquel est associé ce règlement apparaît dans le tableau Contrats
réglés.
Vous pouvez procéder au règlement des contrats ou avenants non soldés en
cliquant sur le bouton Nouveau règlement.
Gestion des règlements par Assur3d
Règlement standard :
Il insère un nouvel enregistrement dans la table Règlements, avec le
montant
m réglé dans le champ Montant. Si le montant est supérieur à celui
du ou des contrat(s) à régler, la différence est enregistrée dans le champ
Avoir.
Ecriture comptables :
dans le cas général on passe m au crédit du compte client et au débit
du compte Banque (ou Caisse si le règlement est en espèce). Dans le cas d'un
règlement "à la Compagnie" on débite le compte de la compagnie à la place de
celui de la Banque.
Il enregistre les relations entre le règlement et le(s) avenant(s) pour chaque
avenant réglé, avec m dans le champ Montant. S'il existe déjà un
Règlement Avenant pour cet avenant, incrémente simplement le montant du montant
m réglé.
Si c'est un avenant de renouvellement, met à jour la date de prochain paiement
en fonction du fractionnement.
Met à jour le montant réglé dans l'avenant. Si c'est un règlement à la
compagnie,
active le flag "RegleCompagnie" pour
indiquer au Bordereau Compagnie de ne prendre en compte
que la commission.
Exceptions :
Règlement par Avoir :
parcourt la liste des règlements non soldés (les avoirs) et met à jour le champ
"Avoir" en le décrémentant du montant réglé.
Suppression d'Avoir :
met à 0 l'avoir dans le règlement et débite le compte client de l'Avoir. Les
écritures portent le libellé "Regul. avoir".
Remboursement d'Avoir :
idem que la suppression mais les écritures portent le libellé "Remb. avoir".
L'historique des écritures apparaît dans l'onglet
Comptes. Cochez
Solde
pour faire apparaître les écritures saisies depuis le dernier équilibre. Cochez
Historique, puis sélectionnez les dates de début et de fin, pour
faire apparaître les écritures saisies pendant une période donnée.
Note : Il est possible d'imprimer le relevé de compte en cliquant sur le
bouton Relevé de compte en bas de page.
Il est possible d'exporter les données vers Excel en cliquant sur le bouton Excel du bas de page
Il est possible de limiter la consultation à un contrat ou avenant d'un clic
droit, en choisissant Filtrer sur contrat,
ou
Filtrer sur avenant.
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Les documents
Il est possible d'attacher des documents à un contrat ou à un souscripteur.
Pour cela, lorsque vous êtes dans l'espace de production, au niveau d'un client
cliquez sur l'onglet Documents.
Si vous souhaitez l'attacher à un contrat, au niveau de celui-ci cliquez sur
l'onglet Documents.
Note : Nous vous conseillons d'attacher les documents concernant le
contrat à son niveau, tandis que les courriers de promotion peuvent être classés
au niveau du souscripteur.
pour
ajouter un document, cliquez sur le bouton
nouveau présent en bas de page
Cliquez ensuite sur ajouter un document.
Une fenêtre de sélection des fichiers s'ouvre. Sélectionnez un document. Cliquer
sur open. Le document s'affiche
ensuite dans la fenêtre de l'aperçu.
Il est possible d'imprimer directement les documents, cliquez sur le bouton
imprimer.
Vous pouvez ouvrir le document dans son logiciel initial. Cliquez sur le bouton
ouvrir. (dans cet exemple il s'agit
de Word)
Pour enregistrer le document cliquez sur le bouton
Enregistrer.
Pour annuler, cliquez sur le bouton Annuler.
Pour envoyer le document, cliquez sur le bouton
Envoyez.
Vous pouvez envoyer des courriers de rappel, ou autres, à vos clients, grâce à
l'onglet Courrier.
Pour envoyer les courriers la méthode est la même que celle que l'on a vu
précédemment avec les documents.
Placez vous au niveau d'un prospect ou d'un devis. Cliquez sur l'onglet
Courrier. L'espace des courriers est divisé en 2 zones :
La zone supérieure est dédiée au listing et au choix des modèles de courriers.
La zone antérieure est celle de l'aperçu et des modifications du courrier.
Pour ajouter un modèle cliquez sur le bouton
Ajoutez un modèles. Il apparaitra alors dans la zone antérieur de
l'espace courrier.
Le bouton Modifier un modèle est
utilisé pour modifier les modèles de document dans leur fichier source.
Le bouton Champ de publipostage ouvre
la liste des champs de publipostage.
Note : les champs de publipostage sont des balises à insérer dans les
documents. Ils permettent la reprise automatique des données saisies dans les
différents formulaires d'Assur3D.
Les Contrats
Au niveau des contrats, les informations et actions disponibles sont reparties
dans sept onglets : Contrat, Avenants, Sinistres,
Courrier,
GED, Ecritures et Calendrier.
Les caractéristiques principales de chaque contrat sont accessibles dans
l'onglet Contrat.
Pour créer un contrat, cliquez dans l'arborescence au niveau du client. Avec le
bouton droit de la souris sélectionnez le menu nouveau contrat. Le formulaire du
contrat est accessible dans la zone centrale. Saisissez les champs :
N° de Police, Compagnie, Apporteur, Date de création, Période, Echéance.
Type d'avenant : indique le type
d'avenant en cours.
Un contrat comporte au moins un avenant de type "Création" (CRE), puis les
différents avenants intervenus dans la vie de ce contrat (renouvellement,
changement de conducteur, etc.).
Ces différents avenants apparaissent dans les onglets situés en haut de l'écran.
Pour passer d'un avenant à l'autre il suffit de cliquer sur l'onglet
correspondant.
N° de Police : numéro ou référence
alloué par la Compagnie. Ce champ est obligatoire pour la validation du contrat
mais pas pour son enregistrement. Une fois le contrat validé, il ne devra être
modifié qu'à l'occasion d'un avenant de "Changement de n° de police" ou de
"Renouvellement" ou de "transfert compagnie".
Formules et garanties : choisissez la
formule de garanties associée au contrat. Ces formules peuvent être créées et
modifiées grâce au menu Administration / Type de contrat .
Liste des garanties : si
une garantie est définie comme optionnelle (dans Administration / Type de
contrat) elle apparait dans la liste déroulante au bas du tableau des garantie.
Il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter" pour qu'elle apparaisse dans ce
tableau. Pour la supprimer, cliquez dans la marge à gauche pour sélectionner la
ligne et appuyez sur la touche "Suppr."
Compagnie : La liste des compagnies
d'assurances est modifiable par le menu Administration/Compagnies ou bien dans
l'arborescence triée par compagnie (clic droit, Nouvelle compagnie).
Co-assurance : cochez cette case si
le contrat est couvert conjointement par plusieurs compagnies. Un bouton
apparaît alors à droite du champ "Commission", qui vous permet de saisir la
répartition des primes par compagnies. Si un contrat est réparti sur N
compagnies, il apparaîtra comme N contrats dans le traitement des Bordereaux
compagnies.
Apporteur : choisissez dans la liste
l'apporteur d'affaires qui bénéficiera d'une partie de la commission, selon le
taux spécifié dans sa fiche descriptive. Pour y accéder cliquez sur le bouton de
l'arborescence et allez sur l'onglet Commission.
NOTE : Le taux de commission utilisé est celui qui est présent au moment
de la saisie du contrat. Sa part de commission ne sera pas modifiée si,
ultérieurement, vous changez le taux au niveau de la fiche de l'apporteur. En
conséquence, n'oubliez pas de définir les taux de commissions avant de saisir
les contrats !
Gestion confiée : les règlements des
contrats par les clients peuvent être gérés soit par le courtier soit,
directement, par la compagnie. Dans le premier cas, le contrat est dit en
gestion confiée, dans le second cas, on parle de gestion non confiée ou bien
d'encaissement direc(EDC). Ce choix aura une incidence très importante sur le
traitement du contrat par Assur3d, comme le montre le tableau ci-dessous :
|
|
Règlements clients |
Règlements compagnies |
Écritures comptables |
|
Gestion confiée |
Le contrat apparaît dans l'onglet Règlement du client pour le montant de la
prime TTC |
Le contrat apparait dans les Bordereaux Compagnies du mode Gestion pour le
montant prime TTC - commission si la compagnie est en mode Commission déduite,
pour la prime TTC en mode Règlement à la compagnie, dans le cas contraire. |
Les écritures comptables sont générées selon le schéma suivant : Prime TTC + FDG
au débit du compte client, Prime TTC-Commission au crédit du compte compagnie,
et Commission et FDG au crédit du compte produit. |
|
Gestion non confiée |
Pas de règlement client |
Le contrat apparaît dans les Bordereaux Compagnies seulement pour la commission,
en mode Règlement par la compagnie |
Commission au crédit du compte Produit et au débit du compte compagnie. |
Date création : date de création du
contrat (pour information) Période : c’est la périodicité juridique du contrat,
généralement annuelle.
Échéance : pour la périodicité
annuelle, jour de l'année où le contrat arrive à échéance. Utilisé pour le
calcul de la date de prochain paiement .
Tacite reconduction : Pour un plus
grand contrôle, et éviter les erreurs au moment du renouvellement l'élément
tacite reconduction est simplement utilisé pour information. Il apparait sur la
quittance
Note : une protection juridique PJ peut être souscrite pour chaque
contrat. Son montant, ainsi que la compagnie qui fournit ce service, sont fixés
dans la boite de dialogue Préférences que l'on ouvre du menu Fichiers.
Prime et dates d'échéance : Un
contrat est établi pour une période donnée (généralement annuelle). Elle peut
être reconduite, ce qui définit sa périodicité.
En outre, son paiement peut être fractionné. Assur3D prend en charge les
fractionnements annuels, mensuels, semestriels, trimestriels, temporaire et non
géré. La périodicité est prise en compte grâce aux champs Échéance et Période de
la partie supérieure de l'écran, le fractionnement est, lui, pris en compte par
les champs Date d'effet, Fractionnement, Date fin et Date de prochain paiement.
Une fois la date d'effet et la périodicité déterminée à l'aide des calendriers,
saisissez les montants dans les champs correspndants.
Passez par le bouton prime annuelle, les primes, et les comissions seront alors
automatiquement recalculées en fonction du fractionnement.
Les frais de gestion et les commissions peuvent être paramétrés dans les
préférences, à la saisie des primes ils sont alors calculés automatiquement.
Enfin remplissez les champs commentaires et remarques. Ceux-ci ne sont pas
obligatoires
Pour les contrats auto, il est possible d'associer une copie de la carte grise
au contrat. La carte grise apparaît alors dans l'arborescence au niveau du
contrat en tant que pièces justificatives
 .
L'onglet Avenants
Chaque avenant peut être consulté dans l'onglet Avenant. Le dernier
avenant peut être supprimé et recrée (mais pas modifié).
L'onglet avenant permet d'accéder à tous les avenants d'un contrat.
Pour créer un nouvel avenant à partir d'un contrat qui a été validé, cliquez sur
le bouton + Avenants pour faire
apparaitre la liste des différents d'avenants.
Les avenants sont classés en deux catégories.
Il y a les avenants complets :
Changement complets, changement de fractionnement, contrat de remplacement,
transfert de compagnie, renouvellement, résiliation client, résiliation
compagnie, résiliation fin d'exploitation, vente véhicule)
et il y a les avenants partiels :
Ajout d'un apporteur, ajout conducteur, avenants multiples, changement
d'activité, de capitaux, du chiffre d'affaire, de l'état civil, de franchise, de
garantie, nature de marchandise, de numéro de police, de surface, de véhicule,
comission précomptée, mise en demeure, réduction commercialeremise en vigueur,
transfert de propriété.
Une fois le type d'avenant sélectionné, saissisez dans le formulaire les
informations adéquates et validez.. Votre nouvel avenant apparaît dans la liste
de l'onglet Avenants. Le contrat résilié apparaîtra
alors grisé dans l'arborescence des
contrats.
L'onglet Sinistres
La liste de sinistres peut être consultée et modifiée dans l'onglet Sinistres.
Pour créer un nouveau sinistre, rendez-vous dans l’onglet sinitstre. Puis
cliquez sur le bouton Nouveau. Dans le panneau central remplissez le formulaire
du sinistre. Une fois les données enregistrer cliquez sur le bouton Enregistrer.
LIste des champs de saisie d'un sinistre :
Référence : référence du contrat
Ref compagnie : référence de la compagnie
Contact compagnie : contact de la compagnie
Date de sinistre et date de déclaration Sélectionnez la nature du sinistre dans
la liste déroulante Définissez le taux de responsabilité
Choisissez la garantie
Identifiez l’expert dans la liste déroulante
Estimation : le total sera généré
automatiquement en fonction des montants saisis :
Honoraires experts + Evalutation – Recours – La
Franchise = Montant (dans la zone du règlement du sinistre)
Case réglé : à cocher lorsque le sinistre est réglé.
Date du règlement : à renseigner
Montant : montant du règlement calculé automatiquement (cf ci-dessus)
Lieu de visibilité : lieu du sinistre
Description : description du sinistre
Pour les contrats auto, saisissez ensuite, le nom du conducteur, le nom du tiers
et l’immatriculation
L'onglet Courrier
Vous pouvez générer les lettres à envoyer dans l'onglet Courrier. Pour
cela, sélectionnez un modèle de lettre dans la liste, ou ajoutez-en un. Les
champs se remplissent automatiquement, mais vous pouvez le modifier en cliquant
sur le bouton
Modifier. Vous avez alors le choix d'imprimer la lettre ou de l'envoyer
par email.
A l'impression, vous avez la possibilité de conserver une copie au format pdf
avec l'ensemble des documents associés au contrat sélectionne (voir l'onglet
Document).
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