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Le Mode Production
Le mode Production contient tout ce qui concerne la création et la gestion des
contrats passés avec les clients.
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L'Arborescence
Le mode
Production présente à sa gauche une arborescence qui permet
d'accéder à tous les clients et tous les contrats. La structure de
l'arborescence peut être modifiée pour privilégier la recherche par client
, par groupe de clients
, par numéro de police
, par compagnie
ou par risque
, mais aussi par apporteur
.
Lorsque le tri se fait par clients, il suffit de double-cliquer sur le nom d'un
client (ou cliquer sur le
+ qui le précède) pour que l'arborescence se
déploie, et que les contrats et courriers apparaissent.
La recherche peut aussi se faire grâce au champ de recherche au dessus de la
barre d'outils : tapez le nom ou une partie du nom du client, et il sera
automatiquement sélectionné dans l'arborescence.
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Les Clients
Au niveau des clients, les informations disponibles sont reparties dans quatre
onglets : Souscripteur, Règlements, Compte, et Courriers.
- L'Onglet Souscripteur
Le premier écran qui apparaît lorsqu'on sélectionne un client est l'onglet
Souscripteur. Il contient les coordonnées du client, et d'autres informations
telles que le Groupe
dont il fait parti, si il appartient à un groupe. Ces informations sont
modifiables grâce au bouton Modifier.
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L'Onglet Règlements
L'onglet Règlements contient l'historique des règlements effectués par un
client, ainsi que le détail des contrats et avenants non soldés.
Lorsque vous sélectionnez un règlement dans l'historique des règlement, le
contrat auquel est associé ce règlement apparaît dans le tableau Contrats
réglés.
Vous pouvez procéder au règlement des contrats ou avenants non soldés en
cliquant sur le bouton
Nouveau règlement.
Gestion des règlements par Assur3d:
Règlement standard :
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Il insère un nouvel enregistrement dans la table Règlements, avec le
montant
m réglé dans le champ Montant. Si le montant est supérieur à celui
du ou des contrat(s) à régler, la différence est enregistrée dans le champ
Avoir.
Ecriture comptables : dans le cas général on passe m au crédit du compte
client et au débit du compte Banque (ou Caisse si le règlement est en espèce).
Dans le cas d'un règlement "à la Compagnie" on débite le compte de la compagnie
à la place de celui de la Banque.
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Il enregistre les relations entre le règlement et le(s) avenant(s) pour chaque
avenant réglé, avec m dans le champ Montant. S'il existe déjà un
Règlement Avenant pour cet avenant, incrémente simplement le montant du montant
m réglé.
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Si c'est un avenant de renouvellement, met à jour la date de prochain paiement
en fonction du fractionnement.
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Met à jour le montant réglé dans l'avenant. Si c'est un règlement à la
compagnie,
active le flag "RegleCompagnie" pour
indiquer au Bordereau Compagnie de ne prendre en compte
que la commission.
Exceptions :
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Règlement par Avoir: parcourt la liste des règlements non soldés (les
avoirs) et met à jour le champ "Avoir" en le décrémentant du montant réglé.
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Suppression d'Avoir: met à 0 l'avoir dans le règlement et débite le
compte client de l'Avoir. Les écritures portent le libellé "Regul. avoir".
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Remboursement d'Avoir : idem que la suppression mais les écritures
portent le libellé "Remb. avoir".
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L'Onglet Comptes
L'historique des écritures apparaît dans l'onglet Comptes. Cochez
Solde
pour faire apparaître les écritures saisies depuis le dernier équilibre. Cochez
Historique, puis sélectionnez les dates de début et de fin, pour faire
apparaître les écritures saisies pendant une période donnée.
Il est possible de limiter la consultation à un contrat ou avenant d'un clic
droit, en choisissant
Filtrer sur contrat, ou
Filtrer sur avenant.
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L'Onglet Courrier
Vous pouvez envoyer des courriers de rappel, ou autres, à vos clients, grâce à
l'onglet Courrier.
Vous pouvez sélectionner un modèle de lettre dans la liste, ou ajoutez-en un.
Les champs se remplissent automatiquement, mais vous pouvez les modifier en
cliquant sur le bouton Modifier. Vous avez alors le choix d'imprimer la
lettre ou de l'envoyer par email.
A l'impression, vous avez la possibilité de conserver une copie au format pdf...
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Les Contrats
Au niveau des contrats, les informations et actions disponibles sont reparties
dans six onglets : Contrat, Avenants, Sinistres,
Courrier,
GED, et Ecritures.
- L'onglet Contrat
Les caractéristiques principales de chaque contrat peuvent être visualisé dans
l'onglet
Contrat.
Les contrats n'ayant pas été
Validés peuvent être modifiés en cliquant
sur le bouton
Modifier. Les contrats validés ne peuvent pas être
modifiés, mais des avenants peuvent être ajoutés, en cliquant sur le bouton
+
Avenants.
Notez qu'une protection juridique
PJ peut être souscrite pour chaque
contrat. Son montant, ainsi que la compagnie qui fournit ce service, sont fixés
dans la boite de dialogue
Préférences que l'on ouvre du menu
Fichiers.
Pour les contrats auto, il est possible d'associer une copie de la carte grise
au contrat. La carte grise apparaît alors dans l'arborescence au niveau du
contrat en tant que pièces justificatives
.
- L'onglet Avenants
Chaque avenant peut être consulté dans l'onglet
Avenant. Le dernier
avenant peut être supprimé et recrée (mais pas modifié).
- L'onglet Sinistres
La liste de sinistres peut être consultée et modifiée dans l'onglet
Sinistres.
- L'onglet Courrier
Vous pouvez générer les lettres à envoyer dans l'onglet
Courrier. Pour
cela, sélectionnez un modèle de lettre dans la liste, ou ajoutez-en un. Les
champs se remplissent automatiquement, mais vous pouvez le modifier en cliquant
sur le bouton
Modifier. Vous avez alors le choix d'imprimer la lettre ou de l'envoyer
par email.
A l'impression, vous avez la possibilité de conserver une copie au format pdf
avec l'ensemble des documents associés au contrat sélectionne (voir onglet
GED).
- L'onglet GED (Gestion Electronique de Documents)
Les documents associés au contrat sélectionné peuvent être consultés dans
l'onglet
GED (Gestion Electronique de Documents). Le type de document à
enregistrer peut être choisi parmi
Contrats
,
Courriers
,
Règlements
,
Sinistres
, ou
Non définis
.
Les documents ainsi enregistrés grâce à la GED sont visibles dans
l'arborescence, et peuvent être consultés à tout moment.
- L'onglet Ecritures
Les écritures relatives au contrat sélectionné peuvent être consultées dans
l'onglet
Ecritures.
Lettrage des écritures :
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Principe : le lettrage est constitué d'un code de n lettres (A, AY, BBZ, ...
incrémenté à chaque demande) attaché à chaque écriture comptable. Il permet,
pour un même compte de regrouper les écritures relatives aux mêmes évènements
et, donc, de retrouver facilement les écritures non soldées.
=> chaque compte à sa propre séquence de lettrage.
=> le compte Banque n'est jamais lettré
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Exemples :
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Règlement de la PrimeTTC de 120€ d'un avenant par un chèque unique de 120€ :
lettre les écritures de l'avenant (prime TTC et FDG) avec celles du règlement.
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Règlement de plusieurs avenants simultanément : la comptabilisation du règlement
est éclatée par avenant et on lettre les écritures avec celles (PrimeTTC et FDG)
des avenants si le paiement est complet. Si le paiement est partiel (exemple :
deux avenants de 200 et 130€ respectivement payé par un règlement de 300€
seulement), l'avenant non entièrement payé n'est pas lettré. Il le sera lors du
paiement du reliquat.