Pour créer un contrat, cliquez dans l'arborescence au niveau du client. Avec le bouton droit de la souris sélectionnez le menu nouveau contrat. Le formulaire du contrat est accessible dans la zone centrale. Saisissez les champs :

Sélectionnez un souscripteur dans l'arborescence.

A partir de l'arborescence : cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Nouveau devis. Dans la liste sélectionnez le type de risque du devis (Assistance, prévoyance, flotte auto etc..)

A partir d'un contrat pré existant : cliquez sur le bouton nouveau présent en bas de page. Dans la liste des risques sélectionnez le risque adéquat.

L'état du contrat - l'enregistrement et la validation du contrat







Lorsque le contrat est saisie vous avez le choix de le valider ou de l'enregistrer.

Enregistrer : les saisies sont sauvegardés, les écritures comptables ne sont pas générées, les saisies peuvent être modifiées.

Valider : Les écritures comptables sont générées, impossibilité de modifier le contrat. Pour toute évolution de celui-ci il faut établir des avenants et/ou des événements.

Saisie du contrat

Les formulaires sont différents en fonction du risque choisit. Ils accueillent les spécificités des types de polices. Par exemple pour un contrat d'assurance auto, vous pourrez saisir les immatriculations, les conducteurs, les informations de l'automobiles et scanner la carte grise directement à partir du formulaire de saisie.

N° de Police
Commencez par saisir le n° de Police. Si vous ne possédez pas encore le numéro de Police vous avez le choix entre définir un numéro de police temporaire, validez le contrat après saisie puis  de réaliser un avenant de changement de numéro de police pour le modifier. Sinon, remplissez le formulaire avec un numéro de police temporaire et enregistrer la saisie en cliquant sur le bouton Enregistrer. Le contrat sera enregistré vous pourrez à tous moment le modifier.

Formule et garantie





A chaque contrat, il faut attacher une formule accessible à partir de la liste déroulante nommée Formule. Une formule est, dans le logiciel, un produit. Elle est rattachée obligatoirement à un Type de Risque. Par exemple pour un Risque Santé, une formule pourrait être Santé 2010 . Au paramétrage de la formule vous pouvez lier cette formule à une Compagnie spécifique. Ainsi lorsque vous choisirez la formule celle-ci sera sélectionnée automatiquement.

Des paramètres par défaut peuvent être définit à partir du menu Administration / Type de contrats et Compagnies afin de gérer par défaut le type de gestion (confiée ou non), le fonctionnement de la commission (déduite ou non), les taux de commissions (précomptée ou non), le calcul du Taux de taxe permettant le passage de la prime TTC à la prime HT. La définition des paramètres par défauts permet l'automatisation de la saisie du formulaire.

Les garanties de la formule sont définies dans le menu Administration / Type de contrats. Lorsque vous choisissez une formule les garanties sont sélectionnées automatiquement et apparaissent dans le tableau dédié à la droite du formulaire. Les garanties définies comme obligatoires apparaissent dans le tableau. Pour ajouter les garanties facultatives cliquez sur le bouton Ajouter présent à la droite de la liste déroulante. Dans le tableau vous pourrez modifier ou saisir les capitaux et franchises.

Compagnie d'assurances
La sélection de la compagnie est obligatoire. Elle permet de générer les bordereaux compagnies. Les écritures comptables de la compagnie sont générées à validation du contrat d'assurance.

Si une formule est paramétrée avec une compagnie alors elle est choisie automatiquement sur le formulaire de saisie du contrat. Les paramètres de la compagnie s'enregistrent dans le menu Administration / Compagnie. Notez que les paramètres par défaut de la formule prime sur ceux définis pour la compagnie.

C'est uniquement au niveau des paramètres de la compagnie que l'on distingue "commission déduite" et "commission non déduite" pour les contrats en gestion confiée. Cette distinction est essentielle, elle permet d'effectuer les encaissements et les règlements compagnies.

Si les contrats sont en Co-Assurance, cochez la case Co-Assurance. Cliquez sur le bouton qui apparait et saisissez les informations du tableau de Co-Assurances.

Dates du contrat
Par défaut les dates indiquées sont celles du jours. Modifier les pour qu'elles correspondent au contrat. La date de création est celle du contrat, la période aussi, ainsi que l'échéance. La case Tacite reconduction est présente pour information.

Primes et commissions des contrats






Dates d'effet, de fin, fractionnement et échéancier :  

Définissez la date d'effet. Elle correspond à celle du contrat. En fonction du fractionnement définit dans la liste la date de fin est choisie automatiquement. Elle correspond à la fin de l'échéance si l'échéancier n'est pas coché et à celle de fin du contrat si l'échéancier est sélectionné.

Le fractionnement correspond à celui du contrat. Par exemple, pour un fractionnement mensuel, sélectionnez dans la liste : mensuel.

L'échéancier permet de calculé chacune des échéances. Il prend en compte la période du contrat, son fractionnement et le montant des primes et commissions saisis pour la période du contrat.
Ainsi, pour un contrat annuel avec un fractionnement trimestriel, en fonction des montants annuels l'échéancier calcule les montants trimestriels.

Il est préférable d'utiliser l'échéancier pour les contrats dont les primes ne changent pas d'une échéance à l'autre.

Il est possible de créer un échéancier pour un contrat en court. Le logiciel calculera le nombre d'échéances qu'il reste jusqu'à la fin du contrat. Il est possible de mettre des montants différents pour chaque échéance si vous les connaissez par avance..

Montant des primes et commissions :
Saisissez dans les champs de saisie, les montants des primes, commission, frais de gestions, honoraires et commissions apporteur.

Sans échéancier : indiquez les montants de l'échéance que le souscripteur doit régler en fonction du fractionnement défini.
Avec échéancier : indiquez les montants de la période sur lequelle court le contrat d'assurance.

La saisie des montants est automatisée. Définissez au préalable les paramètres par défauts.

Le taux de commission compagnie permet de calculé le montant de la commission du contrat. On le paramètre au niveau de la formule dans Administration / Type de contrat et/ou au niveau de la compagnie dans Administration / Compagnie. Le paramètre de la formule prime sur celui de la compagnie.

Le taux de taxe permet de passer de la prime TTC à la prime HT. Si vous connaissez celui-ci vous pouvez l'indiquez au niveau de la Formule dans Administration / Type de contrat.

Les Frais de gestion se paramètrent au niveau des préférences de votre Société. Dans l'arborescence cliquez sur le noeud société. Dans la zone calcule indiquez le % de frais de gestion (calculé à partir de la Prime TTC saisie) ou la valeur absolue des frais de gestion.

Pour les contrats en gestion non confiée, les FDG sont débités sur le  compte de la compagnie et crédité sur celui du cabinet de courtage. 

Commission apporteur : Les paramètres des commissions apporteurs s'effectuent dans l'espace des apporteurs d'affaires accessibles à partir du Tri par Apporteur de l'arborescence dans l'onglet Commission.

Saisissez les montants. le Total à régler est égal à la somme de la prime TTC des frais de gestion et des honoraires pour les contrats en gestion confiée.

Gestion confiée : les règlements des contrats par les clients peuvent être gérés soit par le courtier soit, directement, par la compagnie. Dans le premier cas, le contrat est dit en gestion confiée, dans le second cas, on parle de gestion non confiée ou bien d'encaissement direct (EDC). Ce choix aura une incidence très importante sur le traitement du contrat par Assur3d, comme le montre le tableau ci-dessous :